Datenschutz-eLearning FAQs

Wir sind ein Unternehmen, das hauptsächlich mittelständische Kunden betreut. Die Nöte des Mittelstandes und die damit verbundene Vorsicht in Bezug auf Kostenbindung sind uns bekannt. Wir verkaufen Ihnen hier aber keine Software oder Inhalte, wir verkaufen ein Lösung, die - je nach Ihren Bedürfnissen - mehr oder weniger aufwändig sein kann.

Da wir all diese Fragen im Vorfeld schlecht abschätzen können, möchten wir Ihnen nicht "als Lockvogelangebot" mit einer möglichst kleinen Zahl kommen, nur um dann (wie berühmte jüngere Bauprojekte) im Nachhinein immer viel teurer zu werden...

• • Werden Sie unsere "Shared Plattform" nutzen oder sollen wir eine komplett neue Plattform für Sie aufsetzen?  
  • Wie viel "Customizing" der Plattform benötigen Sie: nur Ihr Logo einbinden oder auch alle Farben anpassen?
  • Wie viel Anpassungen benötigen Sie bei Inhalten? Sollen wir die Anpassungen vornehmen oder können Sie das - ggf. nach einer Einführung - selbst erledigen?
  • Wie viele Nutzer werden die Plattform nutzen und in welcher Frequenz?
  • Wie viele Sprachversionen wollen Sie nutzen? Nur Deutsch, Englisch, europäische Sprachen - oder auch exotische Sprachen? Wer koordiniert die Übersetzungen?
  • Wer macht den Nutzer-Support, wie etwas Passwörter zurücksetzen und "Erste Hilfestellung"? Werden Nutzer bei Problemen direkt bei uns anrufen oder können Sie bei sich im Hause den "First-Level-Support" bereitstellen? In welchen Sprachen benötigen Sie den Support?
  • Wer meldet neue Mitarbeiter an und ausgeschiedene Mitarbeiter ab? Erledigen wir das "auf Zuruf" für Sie oder möchten Sie die Nutzer selbst administrieren?
  • Benötigen Sie Schnittstellen für Ihre IT, etwa zum "Single-Sign-On" an Ihr Active-Directory oder andere Authentifizierungs-Mechanismen? 

Aufgrund der Tatschache, dass eine E-Learning-Plattform eine technische Einrichtung ist, die zudem zwangsläufig zu einem gewissen Grad die Möglichkeit zu einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle mit sich bringt, ist die Einführung einer eLearning-Plattform nach herrschender Meinung mitbestimmungspflichtig.
Der Betriebsrat darf also beim WIE der Mitarbeiterschulung mitentscheiden. Gem. einer Umfrage des eLearning-Journal aus dem Jahr 2014 haben etwa die Hälfte aller 256 teilnehmenden Unternehmen eine Betriebsvereinbarung für die Einführung einer E-Learning-Plattform geschlossen.
Gerne helfen wir Ihnen mit einer Muster-Betriebsvereinbarung. Sprechen Sie uns einfach darauf an!

In der Vergangenheit haben viele Betriebsräte elektronische Schulungstools oft abgelehnt und Präsenzschulungen befürwortet. Das dürfte sich spätestens mit der Corona-Pandemie und der Unmöglichkeit von Veranstaltungen mit einer Vielzahl von Teilnehmern ändern. Zudem bietet eine E-Learning-Plattform die Möglichkeit für Arbeitnehmer unabhängig von Zeit und Ort Schulungen zu absolvieren: nach eigenem Zeit-Takt und auch aus dem Home-Office. Ferner kann der Betriebsrat das Schulungstool auch für eigene Zwecke nutzen, um Informationen des Betriebsrats im Unternehmen zu verteilen - ein Test kann hier natürlich entfallen. 

Die Plattform bietet hier alle Möglichkeiten: sowohl interaktive Elemente wie auch Video-Einbindungen. Die Produktion von Videos ist ungleich aufwendiger als eine Version mit Text/Bild und interaktiven Elementen. Daher haben wir die Standard-Inhalte interaktiv, aber ohne Video und ohne Vertonung umgesetzt. Allerdings haben wir an einigen Stellen optional YouTube-Videos eingebunden.

Die Vertonung der Schulung kann nach Verabschiedung der Inhalte jedoch nachgeholt werden. Es ist aber zu beachten, dass alle Teilnehmer dann ein Headset (Kopfhörer) benötigen oder dass der PC-Sound die Mitarbeiter nicht stört.

Weiterhin sind Änderungen mit viel Aufwand verbunden, da i.d.R. die ganze Schulungseinheit neu eingesprochen werden muss. Es wäre daher ratsam, dass wir gemeinsam genau festlegen, welche der Inhalte vertont oder als Video dargestellt werden sollen.

Auf dem Portal kann eine theoretisch unbegrenzte Zahl von E-Learning-Schulungsinhalten bereitgestellt werden, egal ob in unterschiedlichen Sprachversionen der Trainings-Inhalte, unterschiedliche Schulungen für verschiedene Themen oder ggf. nach Standort angepasste Versionen eines Inhaltes. Es können dabei sowohl von uns bereitgestellte Online-Schulungs-Vorlagen verwendet werden, diese in unterschiedlichen bzw. modifizierten Versionen genutzt, wie auch eigene Inhalte erstellt oder als SCORM-Modul importiert werden.

Es sind uns aktuell keine Limitierungen hinsichtlich der Nutzerzahl unserer E-Learning-Plattform bekannt. Da jedoch die Serverlast und die Lizensierung der Schulungsplattform von der Zahl der Nutzer der Online-Schulungen abhängig ist, ist auch das Pricing bei uns abhängig von der Zahl der gebuchten Kurse, d.h. der Summe der zugewiesenen Online-Kurse über alle Nutzer.

Die Plattform (User-Interface: Beschriftungen er Menüs, Buttons, etc.) ist in einer Vielzahl europäischer und außer-europäischer Sprachen erhältlich.
Diese Übersetzungen können manuell modifiziert werden. Es empfiehlt sich, diese Sprachversionen vor Rollout zu testen und ggf. missverständliche Formulierungen/Wordings anzupassen. 

Die Standard-Inhalte sind im Regelfall nur auf Deutsch und in Ausnahmen auf Englisch verfügbar. Bitte kontaktieren Sie uns diesbezüglich. 
Beachten Sie auch, dass die Rechtslage in anderen Jurisdiktionen abweichen kann, also lokale Anpassungen für ausländische Betriebsstätten erforderlich sein können.

Die Dauer einer Schulung ist natürlich abhängig von den Inhalten. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass ein E-Learning nicht mehr als 30 min dauern sollte.
Auf der anderen Seite möchten wir auch ein gewisses Basis-Verständnis des Themas erreichen und reichern unsere Standard-Inhalte mit zahlreichen, lebensnahen Beispielen an.  

Natürlich sind die Schulungen jederzeit unterbrechbar. Der Schulungs-Teilnehmer kann sehen, welche Lerneinheiten er bereits angesehen hat. Von der Unterbrechbarkeit ausgenommen ist der Verständnis-Test, der aber beliebig häufig wiederholt werden kan

Ja, Schulungsinhalte können auch importiert werden. Im Regelfall ist dies als SCORM-Modul möglich, ggf. sind auch andere Formate möglich. 
Notfalls können Inhalte auch manuell übertragen werden, sprechen Sie uns diesbezüglich doch einfach an!

Ja, es können mit einem eingebauten Editor auch eigene Inhalte erstellt werden. Dies ist ziemlich einfach und selbsterklärend. Gerne helfen wir Ihnen dabei und setzen Ihre Inhalte für Sie um.

Ja, auf jeden Fall. Und das sollten Sie auch tun: so sollten die konkreten Kontaktdetails der internen Ansprechpartner zum jeweiligen Thema Unternehmens-individuell (ein-)gepflegt werden. Weiterhin könnten interne Regelungen und/oder Formulare im Intranet individuell verlinkt werden, sodass Mitarbeiter direkt darauf zugreifen können.

Ja, sowohl bei uns können Sie weitere deutsch- und englischsprachige E-Learning-Inhalte erwerben, wie auch weitere Schulungsthemen (z.B. Office365, Microsoft 365) über einen angeschlossenen Inhalte-Store. Auch können Sie von Dritt-Anbietern angebotene Schulungsmodule im SCORM-Format (oder andere - sprechen Sie bitte vorher mit uns) importieren. Auf diese Weise können Sie mit dieser E-Learning-Plattform alle erdenklichen Schulungsthemen abdecken, sei es Compliance, Technik-Skills, Soft-Skills. Diese sind i.d.R. in englischer Sprache verfügbar, hier müsste bei Interesse mit dem Anbieter der Inhalte Rücksprache gehalten werden.

Ja, der E-Learning-Teilnehmer kann jederzeit auf die Schulungs-Inhalte zugreifen und diese erneut ansehen. Sobald jedoch eine Schulung durch eine neue Version eines Trainings ersetzt wurde, ist ein Zugriff auf die alten (obsoleten) E-Learning-Inhalte nicht mehr möglich.

In der Regel überarbeiten wir unsere Inhalte jährlich. Dabei werden Anregungen aufgegriffen und mögliche Missverständnisse bereinigt. Bei dringendem Handlungsbedarf sind Änderungen natürlich auch ad hoc möglich. Dabei muss immer ein Gleichgewicht gehalten werden zwischen den Inhalten, die manche Mitarbeiter schon mal gehört haben und solchen, die neue Mitarbeiter das erste Mal hören. Wir würden Sie nach Überarbeitung der E-Learning-Inhalte informieren und Ihnen anbieten, auch Ihr angepasstes E-Learning "upzugraden", wobei individuelle Änderungen, die Sie an Ihren Schulungsinhalten gemacht haben, natürlich von uns oder Ihnen nachgezogen werden müssen.

Ja. Die Nutzer unseres Schulungsportals nehmen an Trainings-Aktivitäten teil. Das sind im Regelfall E-Learnings. Aber sie können auch Präsenz-Trainings damit verwalten. Sie können ein Portfolio an Präsenz-Terminen anbieten, für die sich die Nutzer einschreiben können, begrenzt auf Standort und abhängig von der Zahl freier Plätze aufgrund definierten Raumgröße. Es sind also gemischte Schulungen (blended learning) möglich. Gerne demonstrieren wir Ihnen dies. Sprechen Sie uns an!

Ja, dieser kann, muss aber nicht im Anschluss an einen Online-Schulungs-Kurs oder zwischen Trainings-Einheiten geschaltet werden. Standardmäßig enthalten alle von uns bereitgestellten Schulungsinhalte einen auf die Schulungsinhalte abgestimmten Verständnistest. Dieser hat sich als sinnvoll erwiesen, um sicherzustellen, dass die Online-Schulungsinhalte auch wahrgenommen wurden. Diese Tests sind weitgehend konfigurierbar. Üblicherweise sind 80% (8 von 10 bzw. 4 von 5) der Fragen richtig zu beantworten, um den Test zu bestehen. Sofern Inhalte an den Lern-Inhalten geändert werden, sollen auch die Verständnis-Tests überprüft werden, ob diese noch zu den Inhalten passen. Ein Verständnis-Test ist unbegrenzt häufig durch den Nutzer wiederholbar. Nach Abschluss des Tests und Bekanntgabe des Ergebnisses wird nur gespeichert, dass der Test bestanden wurde und wann das war. Es wird nicht gespeichert, wie viele Anläufe benötigt wurden, wie lange der Teilnehmer gebraucht hat oder wie viele Fragen falsch beantwortet wurden. Der Zeitpunkt des bestandenen Tests ist erforderlich, um die Zeitdauer seit der letzten Schulung zu berechnen, z.B. bei Schulungen, die regelmäßig wiederholt werden müssen.

Ja, für einen abgeschlossenen Online-Schulungs-Kurs sind regelmäßig Teilnahme-Zertifikate vorgesehen, diese sind aber optional. Die Zertifikate können im Design im Rahmen der Grenzen der E-Learning-Plattform angepasst werden. So sind individuelle Texte und Logos möglich, z.B. im Design des Trainers oder des Unternehmens. Sprechen Sie mit uns über weitergehende Möglichkeiten der Anpassung der E-Learning-Plattform an Ihre Bedürfnisse. Es kann eine Gültigkeits-Dauer eines E-Learning-Zertifikats definiert werden. Der Teilnehmer erhält vor Ablauf der Gültigkeit per E-Mail eine Einladung, den E-Learning-Kurs zu wiederholen.

Ein Einsammeln der Teilnahme-Zertifikate der Teilnehmer der E-Learning ist jedoch nicht erforderlich: als "Organisations-Manager" können sie jederzeit auf den Schulungs-Status aller Ihrer Organisation zugewiesenen Nutzer zugreifen und diese mit Filtern auswerten und exportieren. Gerne schicken wir Ihnen auf Anfrage auch den Schulungs-Status Ihrer Mitarbeiter per E-Mail zu.  

Ja. eLearning-Zertifikate können eine begrenzte Laufzeit haben, z.B. 24 Monate. In einer definierbaren Zeit vor Ablauf des Zertifikats kann der Nutzer automatisiert zu einer Wiederholung des E-Learning aufgefordert werden. Das erleichtert die kontinuierliche Sicherstellung einer hinreichend geschulten Belegschaft in wichtigen SIcherheits- und Compliance-Trainings.

Als Organisations-Manager haben Sie Zugriff auf den Status-Bericht der Schulungsaktivitäten der Mitglieder Ihrer Organisation: Sie können also "real-time" den aktuellen Status abrufen. Ein Einsammeln und Abheften von ausgedruckten Zertifikaten der Mitarbeiter erübrigt sich also. Alternativ können wir Ihnen anbieten, Ihnen den Schulungs-Status regelmäßig oder "on demand" per E-Mail zuzusenden.

Sofern Sie auf unserer "Shared Plattform" sind und kein kompletter Klon für Ihr Unternehmen aufgesetzt werden soll, ist die Einrichtung eines firmeneigenen Schulungsportals i.d.R. in 1-2 Arbeitstagen möglich. Dabei ist die Einbindung Ihres Firmenlogos möglich, ebenso wie gewissen Anpassungen bei der Farbgebung des Portals, sofern gewünscht. Für letzteres benötigen wir die Farb-Codes Ihres Unternehmens im HTML-Format (#xxxxxx).
Das Einspielen der Nutzerdaten ist bei Vorliegen einer ordnungsgemäß formatierten Import-Datei (z.B. in Excel) sehr kurzfristig möglich. Allerdings sollten Sie Ihre Mitarbeiter in einer unternehmensinternen Kommunikation "vorwarnen", bevor es losgeht, damit die Einladung zur Schulung nicht als SPAM ignoriert wird! Ggf. sollten Mails unserer Plattform auch von Ihrer IT-Abteilung "ge-whitelistet" werden, damit sie nicht irrtümlich als SPAM aussortiert werden.

Prinzipiell müssen wir nur wissen welche MItarbeiter Sie für welchen Kurs einschreiben wollen: daür benötigen wir eine Tabelle mit Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse des Nutzers. Für Mitarbeiter ohne eigene E-Mail-Adresse können wir Dummy-Adressen bereitstellen und Ihnen die Zugangsdaten zur persönlichen Übergrabe bereitstellen. Sie können auch weitergehende Schulungskonzepte aufsetzen, wie sequenzielle Schulungen (aufeinander aufbauende Schulungen) oder Schulungsgruppen (z.B. Führungskräfte, bestimmte Abteilungen). Für die Anpassung des Designs des E-Learning-Portals benötigen wir Ihr Firmenlogo als jpg- oder png-Datei und ggf. die HTML-Codes der Farb-Palette der Firmen-Farben

Fluktuation gibt es in jedem Unternehmen. Natürlich können Sie als Organisations-Manager jederzeit ausgeschiedene Mitarbeiter abmelden und neu eingetretene Mitarbeiter anmelden. Gerne übernehmen wir das auch für Sie - einformieren Sie uns einfach kurz entsprechend. Die Mitarbeiter werden den aktuell geltenden Schulungen zugewiesen und sind damit eingegliedert in Ihr Unternehmens-Schulungsprogramm.

Ja, jedoch ist dafür eine komplett eigene Installation des Portals erforderlich. Dafür haben Sie dann aber auch alle Freiheitsgrade der Konfiguration. 
Auch dies ist mit überschaubarem Aufwand und Kosten möglich. Ab 1.000 Mitarbeitern würden wir dies empfehlen. Gerne unterstützen wir Sie dabei - sprechen Sie uns dazu an

Ja, das Schulungsportal ist von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aus möglich, also natürlich PCs aber auch via Handy oder Tablet. Und natürlich auch vom heimischen Arbeitsplatz oder unterwegs.

"Kein System ist sicher!" - so lautet ein geflügelter Satz - ebenso wie kein Mensch gesund ist, nur ggf. noch nicht lange genug untersucht. 

Jedoch basiert unsere Schulungsplattform auf einer professionellen Industrie-Lösung, die von einem spezialisierten Sub-Dienstleister entwickelt und betrieben wird. Für diese Leistungen ist der Dienstleister nach der anerkannten ISO 27001 (Informationssicherheit) zertifiziert. Diese Norm ist der internationale Goldstandard der Informationssicherheit und stellt sicher, dass es zumindest ein sehr weitreichendes, anerkanntes System der Sicherstellung eines Höchstmaßes an Informations- und IT-Sicherheit gibt.

Die daschug GmbH bietet als Auftragnehmer standardmäßig als Anhang zu den AGBs eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO an. Auf dieser Grundlage ist die Weitergabe der Mitarbeiterdaten und die Verarbeitung innerhalb unserer Schulungsplattform rechtmäßig möglich. Für die Erbringung der Leistung stützt sich die daschug GmbH auf weitere Sub-Dienstleister ab, die die Plattform entwickeln und betreiben sowie auf Webhosting-Unternehmen. Mit diesen Unternehmen bestehen ebenfalls Vereinbarungen gem. Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU findet nicht statt.  

Die Plattform verarbeitet so wenig personenbezogene Daten wie möglich. So wird z.B. nicht gespeichert, wie viele Versuche ein Nutzer benötigt, um einen Test zu bestehen. Gespeichert wird nach Bekanntgabe des Ergebnisses nur, ob der Test bestanden wurde und wann - sodass eine Wiedervorlage der Schulung gesteuert werden kann.